λέξη y Excel Είναι δύο από τις πιο χρησιμοποιούμενες εφαρμογές του Microsoft Office για τη σύνταξη αρχείων και τη σύνταξη και προετοιμασία δεδομένων και γραφημάτων. Από τη δημιουργία του, τη δεκαετία του 80, υπήρξαν πολλές εταιρείες που δημιούργησαν παρόμοιες εκδόσεις με βάση αυτά τα δύο μοντέλα λόγω της μεγάλης χρησιμότητάς τους όσον αφορά τη διαχείριση δεδομένων και αρχείων. Αυτά είναι εργαλεία που η συντριπτική πλειοψηφία των ανθρώπων που χρησιμοποιούν συχνά τον υπολογιστή γνωρίζουν πώς να χειρίζονται και να χρησιμοποιούν, σε μεγαλύτερο ή μικρότερο βαθμό. Επιπλέον, υπάρχουν σχεδόν σε όλες τις εταιρείες που διαθέτουν ψηφιακή μορφή.
Υπάρχουν αναμφίβολα διαφορές μεταξύ των δύο αφού, ενώ Το Word είναι μια εφαρμογή για τη σύνταξη και τη δημιουργία εγγράφων κειμένου, Το Excel χρησιμοποιείται περισσότερο για τη δημιουργία πινάκων, γραφημάτων, καθώς και για την επεξεργασία λογαριασμών και την εκτέλεση μαθηματικών υπολογισμών.. Αν και αυτή τη στιγμή και οι δύο έχουν πολύ πιο προηγμένες λειτουργίες από ό,τι στην αρχική τους έκδοση, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα αρχεία σας. Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξουμε πώς μπορείτε μετατρέψτε αρχεία σε μορφή Word σε Excel ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα και γραφήματα με πολύ πιο απλό τρόπο αντί να χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα έγγραφο από την αρχή. Αν σας ενδιαφέρει αυτό, συνεχίστε να διαβάζετε μαζί μας και θα σας δώσουμε μερικές συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις εφαρμογές.
Μετατροπή Word σε Excel
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι μεταφοράς δεδομένων από μια μορφή Word σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ωστόσο, ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να μετατρέψετε και τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να εμφανιστεί τελικά στο φύλλο Excel, είναι σημαντικό να επιλέξετε την επιλογή που διευκολύνει αυτήν την εργασία για εσάς. Για να σας βοηθήσουμε σε αυτήν την εργασία, παρακάτω θα παρουσιάσουμε το βασικές μέθοδοι μετατροπής των αρχείων Word σε Excel.
εισαγωγή δεδομένων
Ένας από τους πιο γρήγορους και χρήσιμους τρόπους που έχουμε για να μετατρέψουμε έγγραφα κειμένου σε μορφή υπολογιστικού φύλλου είναι εισαγωγή δεδομένων απευθείας από το αρχείο Word μας. Αυτή είναι μια διαδικασία που ελάχιστοι γνωρίζουν, αλλά αναμφίβολα θα βελτιστοποιήσει το χρόνο εργασίας σας στο μέγιστο εάν συνήθως εκτελείτε αυτές τις ενέργειες συχνά. Σας δείχνουμε βήμα βήμα πώς μπορείτε να το κάνετε με έναν πολύ απλό τρόπο.
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλουμε να μετατρέψουμε και κάντε κλικ στην επιλογή «Αρχείο«. Στη συνέχεια, επιλέξτε « από το αναπτυσσόμενο μενούΕξαγωγή«. Εδώ θα πρέπει να κάνουμε κλικ στο «Αλλαγή τύπου αρχείου«Υ επιλογή»Απλό κείμενο".
- Μόλις το έγγραφό μας αποθηκευτεί ως απλό κείμενο, θα πρέπει να το κάνουμε ανοίξτε το αρχείο excel στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε αυτό το κείμενο.
- Επιλέγουμε στο επάνω μενού «Δεδομένα«, και κάνουμε κλικ στο «Λάβετε δεδομένα > από κείμενο/CSV"στην επάνω αριστερή γωνία.
- Εδώ θα πρέπει να αναζητήσουμε το αρχείο Word που έχουμε αποθηκεύσει προηγουμένως ως απλό κείμενο και να κάνουμε κλικ «Εισαγωγή» ώστε να γίνει το υπολογιστικό φύλλο.
- Πριν από τη μετατροπή του αρχείου θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση των γραμμών και των στηλών ώστε να μπορούμε να επεξεργαστούμε το αρχείο πριν το αποθηκεύσουμε.
- Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, το κείμενο που είναι γραμμένο στο Word γίνεται πίνακας γραμμών και στηλών στο Excel. Αργότερα μπορείτε να το επεξεργαστείτε και να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε δεδομένα.
Είναι πιθανό κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας οι πληροφορίες να είναι λανθασμένες ή να μην διανέμονται όπως θέλαμε, επομένως είναι ενδιαφέρον να ασκήσουμε αυτή τη διαδικασία αρκετές φορές για να επιτύχουμε τα δεδομένα σύμφωνα με τις προτιμήσεις μας.
Μετατροπή μορφής Html
Μια άλλη μέθοδος που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να μετατρέψουμε ένα έγγραφο κειμένου σε υπολογιστικό φύλλο είναι χρησιμοποιώντας τη μορφή .html. Ίσως είναι απλούστερο από τον προηγούμενο τρόπο, καθώς οι σειρές και οι στήλες είναι καλά τοποθετημένες και ταξινομημένες. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.
- Το πρώτο πράγμα που θα κάνουμε είναι ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλουμε να μετατρέψουμε και να ελέγξουμε ότι είναι σωστό και καλά διατεταγμένο.
- Και μετά τι θα το μετατρέψουμε σε μορφή web, δηλαδή σε .html. Για να το κάνουμε αυτό κάνουμε κλικ στο «Αρχείο > Αποθήκευση ως > .html» και θυμόμαστε την τοποθεσία όπου το αποθηκεύσαμε.
- Ανοίγουμε το Microsoft Excel και επιλέξτε από το μενού «Αρχείο> Άνοιγμα«. Εδώ πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο .html που αποθηκεύσαμε νωρίτερα.
- Μόλις γίνει αυτό, θα ανοίξει ένα νέο υπολογιστικό φύλλο με τις πληροφορίες που περιέχονται στο πρώτο μας Word σε μορφή σειρών και στηλών.
Συγκεκριμένα, με αυτόν τον τρόπο είναι πολύ πιο εύκολο να επεξεργαστείτε, ακόμη και να προσθέσετε νέες πληροφορίες από την προσθήκη του αρχείου ως απλού κειμένου, καθώς οι πληροφορίες θα αντιγραφούν απλώς σαν να τις είχατε γράψει εσείς.
εισαγωγή αντικειμένου
Το Microsoft Excel προσφέρει τη δυνατότητα εισαγάγετε γραφικά, εικόνες, ακόμη και έγγραφα κειμένου απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο. Αυτά δεν εμφανίζονται σε μορφή πλέγματος, αλλά μάλλον Είναι προσκολλημένα σαν να ήταν εικόνα για να συμπληρώσει το υπολογιστικό φύλλο. Επιπλέον, είναι μια πολύ απλή εργασία αφού δεν θα χρειαστεί να μετατρέψουμε μορφές ή να επεξεργαστούμε το φύλλο αργότερα για να τοποθετήσουμε τις γραμμές και τις στήλες, οπότε θα εξοικονομήσουμε πολύ χρόνο. Από την άλλη πλευρά, το κείμενο που επισυνάπτετε σε μορφή .doc ή .docx θα εμφανίζεται ως επικαλυπτόμενη εικόνα και δεν θα μπορείτε να παίξετε με αυτό όπως στις προηγούμενες περιπτώσεις.
- Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να κάνετε αποθηκεύστε το έγγραφο του Word σε μορφή .doc ή .docx, δηλαδή όπως αποθηκεύεται εξ ορισμού από την εφαρμογή.
- Στη συνέχεια, ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη μορφή κειμένου.
- Επιλέξτε από το επάνω μενού «Εισάγετε«. Εδώ θα πρέπει να κάνουμε κλικ στην επιλογή «Κείμενο» στο επάνω αριστερό μενού.
- Θα εμφανιστούν διαφορετικές επιλογές και επιλέγουμε «αντικείμενο«. Μόλις γίνει αυτό, μπορείτε επιλέξτε τη μορφή στην οποία έχετε αποθηκεύσει το έγγραφό σας κείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στον εξερευνητή αρχείων. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την εύρεση του αρχείου, σας συνιστούμε να το μετατρέψετε σε PDF, αφού μερικές φορές τείνει να προκαλεί προβλήματα.
- Με αυτό θα έχουμε το εισαγόμενο αρχείο μας στο πλέγμα.
Αντιγράψτε και επικολλήστε
Ένας πολύ απλός τρόπος για να μετατρέψουμε τα αρχεία Word μας σε Excel είναι αντιγράψτε το κείμενο που μας ενδιαφέρει και επικολλήστε το απευθείας στις σειρές και τις στήλες που θέλουμε στο υπολογιστικό φύλλο. Χωρίς αμφιβολία αυτό είναι κάτι που όλοι ξέρουν να κάνουν, αλλά και παίρνει πολύ περισσότερο χρόνο από οποιαδήποτε από τις διαδικασίες που εξηγήσαμε παραπάνω.
Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να επιλέξετε τις φράσεις ή τις λέξεις που θέλετε να εισαγάγετε και να χρησιμοποιήσετε τις εντολές Αντιγραφή «Ctrl + C» y Επικόλληση «Ctrl + V» για να το εισαγάγετε στον προορισμό. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό επιλέγοντας με τον κέρσορα, κάνοντας κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στο αντιγραφή και/ή επικόλληση. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα υπολογιστικά φύλλα Excel στο δικό μας σελίδα.