Αν εργάζεστε σε έργα καθημερινά, πιθανότατα έχετε σκεφτεί περισσότερες από μία φορές ότι το Word είναι καλό μόνο για τη σύνταξη μεγάλων εγγράφων και για λίγα άλλα. Ωστόσο, το Word μπορεί να γίνει ένας πραγματικός πίνακας έργων αν γνωρίζετε πώς να δομήσετε πληροφορίες και να αξιοποιήσετε έξυπνα πρότυπα, πίνακες και διαδραστικά στοιχεία. Δεν είναι τόσο οπτικό όσο ένα ειδικό εργαλείο διαχείρισης έργων, αλλά για πολλές εταιρείες και μικρές ομάδες, είναι υπεραρκετό... και πιθανότατα το έχετε ήδη εγκαταστήσει.
Το κλειδί είναι ο συνδυασμός καλοσχεδιασμένων προτύπων, παρακολούθησης εργασιών και οπτικής οργάνωσης μέσα στο ίδιο το έγγραφο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως πίνακα ελέγχου έργου, ως αρχείο καταγραφής προβλημάτων ή ως συνοπτικό έγγραφο για να παρουσιάσετε την πρόοδο στην ομάδα ή τους πελάτες σας. Και αν θέλετε να προχωρήσετε ένα βήμα παραπέρα, υπάρχουν διαδικτυακά εργαλεία που σας επιτρέπουν να προσθέσετε κινούμενα εφέ, δυναμικά γραφικά ή ακόμα και μορφή flipbook στα έγγραφά σας για μια πολύ πιο ελκυστική παρουσίαση.
Γιατί να μετατρέψετε το Word σε πίνακα έργων
Πολλές ομάδες έχουν ήδη ενσωματώσει το Word στη ροή εργασίας τους, επομένως η αξιοποίησή του ως πίνακα έργων μειώνει την καμπύλη εκμάθησης και αποφεύγει την πληρωμή για πρόσθετο λογισμικό. Αντί να διασκορπίζετε πληροφορίες σε email, σημειώσεις και ασύνδετα φύλλα, ενοποιείτε τα πάντα σε ένα δομημένο έγγραφο που ο καθένας μπορεί να ανοίξει, να ελέγξει και να ενημερώσει.
Ένας πίνακας έργου στο Word μπορεί να συλλέγει εργασίες, εκχωρούμενους, προθεσμίες, ζητήματα και σχόλια χωρίς την ανάγκη σύνθετων εργαλείων. Η απλή χρήση πινάκων, στυλ και ορισμένων καλών πρακτικών μορφοποίησης θα διασφαλίσει ότι οι πληροφορίες είναι σαφείς και εύκολα ενημερωμένες.
Επιπλέον, τα έγγραφα του Word ενσωματώνονται άψογα με άλλες μορφές : μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε PDF, να ενσωματώσετε γραφήματα από το Excel ή να συνδεθείτε με υπολογιστικά φύλλα παρακολούθησης και το Office 365. Αυτό επιτρέπει στον πίνακα ελέγχου σας να γίνει ο κεντρικός κόμβος που συνδέεται με τους υπόλοιπους πόρους του έργου.
Από την άλλη πλευρά, για οργανισμούς που χειρίζονται πολλές αναφορές και επίσημη τεκμηρίωση, ένας πίνακας έργων στο Word ταιριάζει καλύτερα με ροές εργασίας έγκρισης, νομικού ελέγχου ή αρχειοθέτησης από έναν απλό πίνακα ελέγχου ιστού. Μπορείτε να παρακολουθείτε εκδόσεις, σχόλια και αλλαγές με τρόπο που είναι οικείος σε όλους.
Αν κάνετε επίσης ένα άλμα προς πιο οπτικές λύσεις, είναι δυνατό να παρουσιάσετε το ίδιο περιεχόμενο με μια πολύ πιο ελκυστική εμφάνιση , ενσωματώνοντας κινούμενα σχέδια, διαδραστικά γραφικά και οπτικά στοιχεία που διευκολύνουν την κατανόηση σύνθετων δεδομένων, όπως δείκτες προόδου ή μετρήσεις απόδοσης.
Πώς να δομήσετε το Word ως πίνακα ελέγχου έργου
Το πρώτο βήμα για τη μετατροπή του Word σε πίνακα έργων είναι να ορίσετε μια σαφή και επαναλήψιμη δομή που μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε σε διαφορετικά έργα. Δεν πρόκειται απλώς για το άνοιγμα ενός κενού εγγράφου, αλλά για τον σχεδιασμό ενός πλαισίου που να ανταποκρίνεται στις κοινές σας ανάγκες διαχείρισης.
Συνήθως θα θέλετε να χωρίσετε το έγγραφο σε ξεχωριστές ενότητες: επισκόπηση, σχεδιασμός, υλοποίηση και παρακολούθηση . Μέσα σε κάθε ενότητα, μπορείτε να προσθέσετε πίνακες, λίστες και συνόψεις για να διατηρήσετε τις πληροφορίες οργανωμένες και να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε να τις κατανοήσει εύκολα.
Για τον κύριο πίνακα ελέγχου, είναι χρήσιμο να κρατήσετε τις πρώτες σελίδες για μια επισκόπηση του έργου, συμπεριλαμβανομένων των βασικών ημερομηνιών, του κύριου υπεύθυνου και της κατάστασής του . Από εκεί, κάθε ενότητα μπορεί να εμβαθύνει σε εργασίες, προβλήματα ή κινδύνους χωρίς να κατακλύζει την αρχική σελίδα με πολλές λεπτομέρειες.
Το Word σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε στυλ επικεφαλίδων, αριθμημένες λίστες και συγχωνευμένους πίνακες για να οργανώσετε το περιεχόμενό σας. Το καλύτερο είναι ότι μόλις δημιουργήσετε ένα βασικό έγγραφο με αυτήν τη δομή, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο και να το χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης για μελλοντικά έργα, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε τα πάντα από την αρχή.
Σε μεγάλες ομάδες ή σε ομάδες με σαφώς καθορισμένες διαδικασίες, είναι ακόμη και πρακτικό να συσχετίσετε αυτό το πρότυπο με μια εσωτερική ροή εργασίας : δημιουργείται κατά την έναρξη του έργου, ενημερώνεται σε συναντήσεις παρακολούθησης και αρχειοθετείται όταν ολοκληρωθεί η εργασία, παραμένοντας ως ιστορική αναφορά.
Παρακολούθηση συμβάντων και κινδύνων έργου
Ένα από τα πιο κρίσιμα μέρη οποιουδήποτε πίνακα έργου είναι η παρακολούθηση προβλημάτων, κινδύνων και εμποδίων . Εδώ έρχεται να βοηθήσει το αντίστοιχο πρότυπο παρακολούθησης προβλημάτων έργου στο Word, παρόμοιο με αυτά που χρησιμοποιούνται στο Excel ή στα Υπολογιστικά Φύλλα Google.
Αυτός ο τύπος προτύπου χρησιμοποιείται όταν θέλετε να καταγράφετε συστηματικά τυχόν προβλήματα που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την πρόοδο : σφάλματα που εντοπίστηκαν, κίνδυνοι που θα μπορούσαν να υλοποιηθούν ή εμπόδια που απαιτούν αποφάσεις από άλλα τμήματα. Όσο πιο γρήγορα εντοπιστούν και τεκμηριωθούν αυτά, τόσο πιο εύκολο είναι να επιλυθούν χωρίς να διαταραχθεί το χρονοδιάγραμμα.
Η βασική δομή αυτού του αρχείου θα πρέπει να περιλαμβάνει πεδία όπως ο αριθμός περιστατικού, η περιγραφή, το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί, η κατάσταση και η προτεραιότητα . Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να φιλτράρετε γρήγορα ποια ζητήματα απαιτούν άμεση προσοχή, ποιος πρέπει να αναλάβει δράση και τι έχει ήδη επιλυθεί.
Συνιστάται να έχετε στήλες που σας επιτρέπουν να επισημάνετε εάν ένα πρόβλημα είναι ανοιχτό ή κλειστό , καθώς αυτό καθορίζει με σαφήνεια την ευθύνη της ομάδας για κάθε ζήτημα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης για να αναλύσετε αργότερα πόσος χρόνος χρειάστηκε για την επίλυση κάθε περιστατικού.
Παρόλο που το Word δεν είναι υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να οργανώσετε αυτά τα δεδομένα σε πίνακες με εύκολη ανάγνωση και, εάν χρειάζεται, να τα συνδέσετε με γραφήματα στο Excel για να δημιουργήσετε οπτικές συνόψεις του αριθμού των ανοιχτών ζητημάτων κατά προτεραιότητα ή του όγκου των προβλημάτων που επιλύθηκαν σε κάθε φάση του έργου.
Βασικά χαρακτηριστικά ενός καλά σχεδιασμένου προτύπου περιστατικού
Για να είναι πραγματικά χρήσιμος ο πίνακας έργου σας στο Word, το πρότυπο ζητημάτων πρέπει να υπερβαίνει μια βασική λίστα. Ιδανικά, θα πρέπει να περιλαμβάνει πεδία και δομές που διευκολύνουν μια ολοκληρωμένη ανάλυση της κατάστασης , όχι απλώς την παρακολούθηση κάθε ζητήματος ξεχωριστά.
Μια καλή πρακτική είναι να διατηρείτε χώρο για δείκτες συνόλων κατάστασης , παρόμοιους με τα γραφήματα συνόλων κατάστασης που μπορείτε να βρείτε σε άλλα εργαλεία. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε με μια ματιά πόσα ζητήματα εκκρεμούν, βρίσκονται σε εξέλιξη ή έχουν επιλυθεί και να εντοπίσετε γρήγορα τυχόν σημεία συμφόρησης.
Είναι επίσης πολύ χρήσιμο να ενσωματώνετε συγκεντρωτικά δεδομένα κατά προτεραιότητα , όπως ένα διάγραμμα συνόλων προτεραιοτήτων: πόσα κρίσιμα περιστατικά είναι ανοιχτά, πόσα είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα και πόσα είναι ήσσονος σημασίας. Με αυτές τις πληροφορίες, οι συναντήσεις παρακολούθησης είναι πολύ πιο παραγωγικές, καθώς η ομάδα επικεντρώνεται σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.
Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μια ενότητα για να σημειώσετε τη λύση που εφαρμόστηκε σε κάθε περίπτωση . Αυτό όχι μόνο χρησιμεύει για να δικαιολογήσει τις αποφάσεις που ελήφθησαν, αλλά και γίνεται μια χρήσιμη βάση γνώσεων με την πάροδο του χρόνου: εάν ένα πρόβλημα επανεμφανιστεί, μπορείτε να εξετάσετε πώς λύθηκε στο παρελθόν και να αναπαράγετε την προσέγγιση.
Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί πρότυπα ποιότητας ή επίσημες μεθοδολογίες διαχείρισης, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό το πρότυπο για να συλλέξετε τις πρόσθετες πληροφορίες που απαιτούνται από αυτά τα πρότυπα , όπως εκτιμώμενο αντίκτυπο, πιθανότητα εμφάνισης ή το άτομο που είναι υπεύθυνο για την έγκριση της απόφασης.
Αυτοματοποίηση, πίνακες ελέγχου και σύνθετες περιλήψεις
Ενώ το Word μπορεί να φτάσει αρκετά μακριά, πολλές εταιρείες συνδυάζουν αυτήν την προσέγγιση με πιο προηγμένα εργαλεία που προσθέτουν αυτοματοποίηση και πίνακες ελέγχου . Πλατφόρμες όπως το Smartsheet ή τα διαδικτυακά εργαλεία διαχείρισης έργων επιτρέπουν τη συλλογή δεδομένων και τη δημιουργία συνοπτικών προβολών σε σχεδόν πραγματικό χρόνο.
Αυτού του είδους οι λύσεις περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για αλλαγές κατάστασης, υπενθυμίσεις και ενημερώσεις όταν πλησιάζει μια προθεσμία ή ένα ζήτημα έχει παραμείνει άλυτο για πολύ καιρό. Με αυτόν τον τρόπο, η παρακολούθηση εξαρτάται λιγότερο από τη μνήμη των μελών της ομάδας.
Τα ενσωματωμένα πάνελ ή πίνακες ελέγχου σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε γραφικές προβολές της συνολικής κατάστασης του έργου : δείκτες προόδου, γραφήματα ράβδων ανά κατηγορία, συνοπτικούς πίνακες εργασιών ανά υπεύθυνο μέρος κ.λπ. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για τη διοίκηση ή για πελάτες που χρειάζονται μια συνοπτική επισκόπηση.
Μια συνηθισμένη προσέγγιση είναι η χρήση αυτών των πλατφορμών ως «μηχανής δεδομένων» και η διατήρηση του εγγράφου του Word ως ένα πιο επίσημο επίπεδο παρουσίασης . Με άλλα λόγια, εξάγετε πληροφορίες από το αυτοματοποιημένο εργαλείο και τις εξάγετε σε αναφορές κατάστασης που έχουν σχεδιαστεί στο Word, οι οποίες στη συνέχεια κοινοποιούνται ως PDF ή αρχειοθετούνται επίσημα.
Με αυτόν τον τρόπο, απολαμβάνετε τα καλύτερα και των δύο κόσμων : αφενός, αυτοματοποίηση και ανάλυση, αφετέρου, σαφή, εταιρικά μορφοποιημένα έγγραφα που είναι εύκολα στην κοινοποίηση και την υπογραφή, χωρίς να αναγκάζονται όλοι να χρησιμοποιούν ένα συγκεκριμένο εργαλείο για να μάθουν πώς προχωρά το έργο.
Μετατρέποντας τα έγγραφα σε διαδραστικές εμπειρίες
Πέρα από το Word και τα παραδοσιακά υπολογιστικά φύλλα, υπάρχουν πλατφόρμες που ειδικεύονται στην προσθήκη επιπέδων διαδραστικότητας και κινούμενων σχεδίων στα έγγραφά σας . Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματά τους είναι ότι μετατρέπουν τις πυκνές αναφορές σε πολύ πιο ελαφριές και πιο εύκολα κατανοητές οπτικές εμπειρίες.
Με αυτά τα εργαλεία, μπορείτε, για παράδειγμα, να παρουσιάσετε το περιεχόμενό σας με ένα εφέ flipbook , δηλαδή σαν να ήταν ένα ψηφιακό βιβλίο του οποίου οι σελίδες γυρίζουν με μια ομαλή κίνηση. Αυτή η παρουσίαση είναι πολύ χρήσιμη όταν θέλετε να δείξετε τον πίνακα έργου σε συσκέψεις, εκπαιδευτικές συνεδρίες ή σε πελάτες.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κίνηση σε κείμενο, γραφικά, σχήματα και σχεδόν σε οποιοδήποτε στοιχείο του εγγράφου. Ο στόχος δεν είναι να γεμίσετε τα πάντα με κίνηση, αλλά να επισημάνετε τα πιο σημαντικά δεδομένα, να επιστήσετε την προσοχή σε συγκεκριμένους δείκτες ή να καθοδηγήσετε το μάτι του θεατή σε βασικές πληροφορίες.
Όταν τα έργα σας περιλαμβάνουν πολλά αριθμητικά δεδομένα, αυτές οι πλατφόρμες συνήθως προσφέρουν δεκάδες πίνακες, γραφήματα και γραφικά στοιχεία δεδομένων για να σας βοηθήσουν να παρουσιάσετε τις πληροφορίες όσο το δυνατόν πιο καθαρά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραφήματα ράβδων, κυκλικά γραφήματα, γραφήματα γραμμών, χάρτες θερμότητας ή δείκτες τύπου ταχύμετρου, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Αυτοί οι τύποι οπτικοποιήσεων μετατρέπουν αναφορές που, σε ένα παραδοσιακό έγγραφο, θα ήταν σελίδες και σελίδες πινάκων σε οπτικά πλαίσια που είναι κατανοητά με την πρώτη ματιά , κάτι που εκτιμάται ιδιαίτερα όταν πρέπει να ληφθούν γρήγορα αποφάσεις.
Χρήση πινάκων, φορμών και εγγραφών μέσα στο έγγραφο
Μια άλλη ενδιαφέρουσα πτυχή της μετατροπής του Word σε πίνακα έργων είναι η αξιοποίηση φορμών και πεδίων που μπορούν να συμπληρωθούν μέσα στο ίδιο το έγγραφο . Αυτό επιτρέπει τη δομή των πληροφοριών από την αρχή και αποτρέπει σφάλματα κατά τη συλλογή δεδομένων.
Φανταστείτε, για παράδειγμα, μια εσωτερική φόρμα για την υποβολή αιτημάτων για αναφορές ή τεχνική υποστήριξη σχετικά με το έργο. Μπορείτε να συμπεριλάβετε επιλογές που μπορείτε να επιλέξετε (όπως κουμπιά επιλογής) για να υποδείξετε τον τύπο της απαιτούμενης υπηρεσίας και πεδία κειμένου για να εισαγάγετε όνομα, εταιρεία, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση email και πόλη.
Εάν η φόρμα συλλέξει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την επιβεβαίωση, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια προειδοποίηση ως τυπικό μήνυμα όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ταιριάζουν , ώστε το άτομο να γνωρίζει ότι πρέπει να ελέγξει ξανά τι έχει εισαγάγει. Ενώ ο αυτόματος έλεγχος σφαλμάτων λειτουργεί καλύτερα στον ιστό, σε εσωτερικά έγγραφα χρησιμεύει ως σαφής οδηγός.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πεδία για προτιμώμενες ώρες επικοινωνίας ή πρόσθετα σχόλια , ώστε η ομάδα υποστήριξης να γνωρίζει πότε και πώς να ανταποκριθεί με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Μόλις συλλεχθούν, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να προστεθούν στον πίνακα έργου ως νέες εργασίες ή ζητήματα.
Όλες αυτές οι φόρμες μπορούν να συνοδεύονται από ευχαριστήρια μηνύματα για τις πληροφορίες που αποστέλλονται , τα οποία κλείνουν τον κύκλο επικοινωνίας με τους χρήστες ή άλλα τμήματα που εμπλέκονται στο έργο και παρέχουν απόδειξη ότι το αίτημα έχει καταχωρηθεί.
Παρουσίαση, αναζήτηση και πρόσβαση σε πληροφορίες
Όταν μετατρέπετε το Word σε πίνακα έργων, πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς θα εντοπίζονται οι πληροφορίες αργότερα . Ένα έργο μέτριας πολυπλοκότητας μπορεί να συγκεντρώσει πολλές σελίδες, επομένως συνιστάται να διευκολύνετε την εσωτερική πλοήγηση και την πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα.
Μια καλή πρακτική είναι η χρήση ιεραρχικών επικεφαλίδων και ενός αυτόματου ευρετηρίου , ώστε να μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στην ενότητα εργασιών, στο αρχείο καταγραφής συμβάντων ή στο μπλοκ κινδύνου χωρίς να χρειάζεται να κάνετε ατελείωτη κύλιση στο έγγραφο.
Σε μεγάλα εταιρικά περιβάλλοντα, η ενσωμάτωση με εσωτερικές μηχανές αναζήτησης ή πύλες εγγράφων είναι επίσης σημαντική. Εάν τα έγγραφά σας αποθηκεύονται σε κεντρικά αποθετήρια, θα πρέπει να περιλαμβάνουν σαφείς όρους στον τίτλο, σαφώς καθορισμένα μεταδεδομένα και μια συνεκτική δομή, ώστε να μπορούν να βρεθούν εύκολα.
Όταν ο πίνακας ελέγχου σας κοινοποιείται στο διαδίκτυο, για παράδειγμα ως PDF ενσωματωμένο σε ένα intranet, η χρηστικότητα βελτιώνεται εάν συνοδεύεται από ένα πλαίσιο αναζήτησης ή συνδέσμους προς σχετικό περιεχόμενο , όπως οδηγούς, εσωτερικά εκπαιδευτικά εγχειρίδια ή τεχνικά έγγραφα αναφοράς.
Όλα αυτά βοηθούν να διασφαλιστεί ότι ο πίνακας έργου δεν είναι απλώς ένα στατικό έγγραφο, αλλά ένα ζωντανό κομμάτι μέσα στο ψηφιακό οικοσύστημα της εταιρείας , σε συνεχή διάλογο με άλλες πηγές πληροφοριών και με τις καθημερινές ροές εργασίας.
Σχεδιάζοντας συνειδητά τη δομή, την καταγραφή προβλημάτων, τα πρότυπα και τις επιλογές διαδραστικής παρουσίασης, το Word μετατρέπεται από ένα απλό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σε ένα ισχυρό εργαλείο για τον συντονισμό έργων, την οπτικοποίηση δεδομένων και τη διατήρηση της ευθυγράμμισης ολόκληρης της ομάδας , χωρίς να απαιτούνται μεγάλες επενδύσεις σε λογισμικό ή εκπαίδευση.
