Η εργασία με έγγραφα του Office όταν η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι διακοπτόμενη είναι καθημερινή σε πολλές επιχειρήσεις. Μεταξύ πτήσεων, τρένων, απομακρυσμένης εργασίας και υπερφορτωμένων δικτύων, πρέπει να γνωρίζετε πώς να επεξεργάζεστε αρχεία εκτός σύνδεσης και να αποφεύγετε τις διενέξεις όταν είστε ξανά συνδεδεμένοι, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365, το OneDrive και το SharePoint.
Επιπλέον, όταν πολλά άτομα εργάζονται ταυτόχρονα στα ίδια έγγραφα, μπορούν εύκολα να προκύψουν σφάλματα συγχρονισμού, διασταυρούμενες εκδόσεις και διενέξεις αλλαγών . Με μερικές βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε αυτά τα προβλήματα και να δημιουργήσετε ένα πολύ πιο ευέλικτο και ασφαλές περιβάλλον εργασίας, ακόμη και με ένα αργό ή ασταθές δίκτυο.
Επεξεργασία εκτός σύνδεσης στο Office 365: βασικά
Πριν ξεκινήσετε, αξίζει να κατανοήσετε τι προσφέρουν στην πραγματικότητα το Microsoft 365 και άλλες σουίτες γραφείου για εργασία εκτός σύνδεσης. Παρόλο που είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται στο cloud, περιλαμβάνει πολλές επιλογές για τη χρήση εγγράφων, email και δεδομένων εκτός σύνδεσης και τον συγχρονισμό όλων των στοιχείων όταν το δίκτυο είναι εφεδρικό.
Λειτουργία εκτός σύνδεσης στην επιφάνεια εργασίας του Outlook
Η εφαρμογή Outlook για υπολογιστές σάς επιτρέπει να εργάζεστε πλήρως με το γραμματοκιβώτιό σας εκτός σύνδεσης χάρη στη λειτουργία Εργασία εκτός σύνδεσης και τη λειτουργία Cached Exchange . Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν μετακινείστε πολύ, εργάζεστε σε περιοχές με κακή κάλυψη ή ταξιδεύετε με αεροπλάνο.
Όταν χρησιμοποιείτε το Outlook σε λειτουργία εκτός σύνδεσης, μπορείτε να διαβάζετε ληφθέντα email, να συντάσσετε νέα μηνύματα, να οργανώνετε φακέλους και να ενημερώνετε το ημερολόγιό σας . Όλα τα στοιχεία διατηρούνται σε κατάσταση εκκρεμότητας και αποστέλλονται ή συγχρονίζονται όταν η εφαρμογή επανασυνδεθεί στον διακομιστή.
Επεξεργασία εκτός σύνδεσης με βιβλιοθήκες OneDrive και SharePoint
Για έγγραφα Word, Excel, PowerPoint ή OneNote, το βασικό εργαλείο σήμερα είναι η εφαρμογή συγχρονισμού OneDrive . Αυτή η εφαρμογή συγχρονίζει τους φακέλους και τις βιβλιοθήκες του OneDrive και του SharePoint με τον υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να επεξεργάζεστε αρχεία τοπικά ακόμα και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.
Η Microsoft έχει σταδιακά καταργήσει παλαιότερες λειτουργίες, όπως η μακροχρόνια επιλογή "Επεξεργασία εκτός σύνδεσης" για έγγραφα SharePoint που συγχρονίζονται με το Outlook , επειδή χρησιμοποιούνταν σπάνια. Τώρα, η επίσημη σύσταση είναι να συγχρονίσετε βιβλιοθήκες με το OneDrive και να επωφεληθείτε από το γεγονός ότι η εφαρμογή αποθηκεύει τις αλλαγές τοπικά και τις ανεβάζει αυτόματα όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.
Εφαρμογές και υπηρεσίες που είναι καταλληλότερες για λειτουργία εκτός σύνδεσης
Δεν έχουν όλα τα εργαλεία του Microsoft 365 την ίδια απόδοση εκτός σύνδεσης. Είναι χρήσιμο να γνωρίζετε ποια προσφέρουν την καλύτερη απόδοση όταν η σύνδεση δικτύου είναι περιορισμένη.
- Outlook για υπολογιστές: email, ημερολόγιο, επαφές και εργασίες με τοπική προσωρινή μνήμη και λειτουργίες εκτός σύνδεσης.
- Συγχρονισμένο OneDriveΔιαχείριση εγγράφων γραφείου με τοπική πρόσβαση και αναβολή μεταφόρτωσης αλλαγών.
- OneNote: σημειωματάριο με αυτόματο συγχρονισμό και πολύ ομαλή λειτουργία εκτός σύνδεσης.
- Λίστες SharePoint με Access/Excel: μπορείς συνδέστε τα ή εξαγάγετε τα για εργασία με δεδομένα εκτός σύνδεσης.
- Έργο στο διαδίκτυοΕπωφελείται από αρκετές προσαρμογές για τη μείωση του αντίκτυπου του δικτύου στη δημοσίευση και τον συγχρονισμό.
Προετοιμάστε το περιβάλλον για εργασία εκτός σύνδεσης
Πολλά προβλήματα μπορούν να αποφευχθούν πριν καν προκύψουν. Προβλέποντας τα προβλήματα και ρυθμίζοντας σωστά τις εφαρμογές σας, η εργασία εκτός σύνδεσης θα είναι πολύ πιο ομαλή , ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα και τις διενέξεις συγχρονισμού.
Ρύθμιση παραμέτρων του Outlook για χρήση εκτός σύνδεσης
Το Outlook προσφέρει διαφορετικά επίπεδα εργασίας εκτός σύνδεσης, τα οποία θα πρέπει να ρυθμιστούν από την αρχή. Ιδανικά, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Cached Exchange , ώστε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό σας να αντιγράφεται στον υπολογιστή σας (ή τουλάχιστον τους τελευταίους μήνες) και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία εκτός σύνδεσης όταν το δίκτυο δεν είναι διαθέσιμο.
Ενώ είστε εκτός σύνδεσης, μπορείτε να συντάσσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να δημιουργείτε ραντεβού, να ενημερώνετε επαφές και να κατηγοριοποιείτε μηνύματα . Όταν συνδεθείτε ξανά, το Outlook θα στέλνει εκκρεμή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα συγχρονίζει τυχόν αλλαγές σε φακέλους και ημερολόγια.
Συγχρονισμός βιβλιοθηκών SharePoint με το OneDrive
Η τρέχουσα βέλτιστη πρακτική της Microsoft για τα συνεργατικά έγγραφα είναι η χρήση της εφαρμογής συγχρονισμού OneDrive ως γέφυρα μεταξύ του υπολογιστή σας και του cloud . Αντί να βασίζονται σε παλαιότερες λειτουργίες όπως η "Επεξεργασία εκτός σύνδεσης" στο Outlook, οι βιβλιοθήκες συγχρονίζονται απευθείας με το σύστημα αρχείων των Windows.
Με τις βιβλιοθήκες σας συγχρονισμένες, μπορείτε να ανοίγετε, να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε έγγραφα σαν να ήταν τοπικά αρχεία . Εάν χάσετε τη σύνδεσή σας, οι αλλαγές αποθηκεύονται στον σκληρό σας δίσκο. Μόλις η εφαρμογή εντοπίσει ότι έχετε ξανά πρόσβαση στο διαδίκτυο, ανεβάζει αυτόματα τις ενημερώσεις στο OneDrive ή στο SharePoint.
Ανακατεύθυνση γνωστών φακέλων των Windows στο OneDrive
Πολλοί χρήστες αποθηκεύουν σημαντικά αρχεία στους φακέλους "Επιφάνεια εργασίας" ή "Έγγραφα" , κάτι που αποτελούσε πάντα πονοκέφαλο για τα τμήματα IT. Μια καλή πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε την Πολιτική ομάδας για να ανακατευθύνετε αυτούς τους φακέλους στο OneDrive για επιχειρήσεις.
Για τον χρήστη, δεν αλλάζει τίποτα: συνεχίζει να αποθηκεύει στους συνήθεις φακέλους του, αλλά στο παρασκήνιο, το πρόγραμμα-πελάτης OneDrive συγχρονίζει όλα αυτά τα αρχεία με το cloud . Αυτό επιτρέπει την εργασία εκτός σύνδεσης, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο cloud και μειώνει τον κίνδυνο απώλειας δεδομένων σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή.
Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας όταν το δίκτυο είναι αργό
Το πρόγραμμα περιήγησης είναι η πύλη προς πολλές δυνατότητες του Microsoft 365, επομένως εάν το δίκτυό σας είναι περιορισμένο, είναι καλή ιδέα να το βελτιστοποιήσετε για να μειώσετε την επισκεψιμότητα και τους χρόνους φόρτωσης . Ορισμένες χρήσιμες πρακτικές περιλαμβάνουν:
- Απενεργοποιήστε τα περιττά πρόσθετα που επιβραδύνουν την πλοήγηση.
- Αύξηση μεγέθους προσωρινής μνήμης προσωρινών αρχείων, έτσι ώστε περισσότεροι πόροι να αποθηκεύονται τοπικά.
- Συνδεθείτε μία φορά και διατηρήστε την καρτέλα Microsoft 365 ανοιχτή όλη μέρα για να αποφεύγονται οι συνεχείς επανασυνδέσεις.
- Χρήση αναζητήσεις και φίλτρα αντί να σελιδοποιούμε τεράστιες λίστες και βιβλιοθήκες.
- Εάν ένα βίντεο ή μια σελίδα φορτώνει πολύ αργά, σταματήστε το και επαναφόρτωση χειροκίνητα όταν είναι απαραίτητο.
Βέλτιστες πρακτικές με το OneDrive για την αποφυγή διενέξεων
Το OneDrive είναι η καρδιά της επεξεργασίας εκτός σύνδεσης στο Microsoft 365, αλλά εάν χρησιμοποιηθεί απρόσεκτα, μπορεί να προκύψουν διενέξεις εκδόσεων, ατελείωτες ουρές επεξεργασίας και σφάλματα συγχρονισμού . Ακολουθώντας μερικές απλές οδηγίες, θα έχετε μια πολύ πιο σταθερή εμπειρία.
Σχεδιάστε τον πρώτο συγχρονισμό και τις μεγάλες βιβλιοθήκες
Όταν συνδέετε μια μεγάλη βιβλιοθήκη για πρώτη φορά, ο όγκος δεδομένων μπορεί να είναι τεράστιος. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε τον συγχρονισμό εκτός ωρών αιχμής , όπως τη νύχτα ή στο τέλος της ημέρας, για να αποφύγετε την υπερφόρτωση του δικτύου ή του υπολογιστή σας.
Συνιστάται επίσης να ελέγξετε ποιες βιβλιοθήκες χρειάζεστε πραγματικά τοπικά. Δεν έχει νόημα να συγχρονίζετε ολόκληρο τον ιστότοπο εάν εργάζεστε μόνο με μερικούς φακέλους . Όσο λιγότερα στοιχεία πρέπει να διατηρείτε ενημερωμένα, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος διενέξεων.
Προσέξτε να μην διακόψετε προσωρινά τον συγχρονισμό για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα.
Η εφαρμογή OneDrive σάς επιτρέπει να διακόψετε προσωρινά τον συγχρονισμό , κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο σε συγκεκριμένες ώρες (για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής βιντεοκλήσης). Ωστόσο, εάν τον διακόψετε προσωρινά για πολλές ώρες ή ημέρες, θα συσσωρευτούν πολλές αλλαγές χωρίς να μεταφορτωθούν.
Όταν πολλά άτομα επεξεργάζονται τα ίδια αρχεία και ένα από αυτά έχει διακόψει προσωρινά τον συγχρονισμό, είναι πολύ πιο πιθανό να προκύψουν διενέξεις συγχώνευσης και διπλότυπες εκδόσεις . Ιδανικά, διακόψτε την προσωρινά μόνο για σύντομα χρονικά διαστήματα και συνεχίστε το συντομότερο δυνατό.
Στρατηγικές για τη μείωση των συγκρούσεων επεξεργασίας
Η διαδικτυακή από κοινού σύνταξη σε Word, Excel και PowerPoint έχει μειώσει πολλούς πονοκεφάλους, αλλά όταν κάποιος εργάζεται εκτός σύνδεσης, ο κίνδυνος διενέξεων μεταξύ των τοπικών αλλαγών και των αλλαγών που έχουν ήδη ανεβάσει κάποιος άλλος παραμένει . Για να ελαχιστοποιηθεί αυτό, συνιστάται να ακολουθήσετε αρκετές οδηγίες ομάδας:
- Αποτρέψτε πολλά άτομα επεξεργασία του ίδιου εγγράφου εκτός σύνδεσης για μεγάλα χρονικά διαστήματα.
- Εάν πρόκειται να εργαστείτε εκτός σύνδεσης με ένα κρίσιμο αρχείο, ενημερώστε την υπόλοιπη ομάδα. συντονισμός χρονοδιαγραμμάτων επεξεργασίας.
- Όταν επανασυνδεθείτε, αφήστε χρόνο για Πλήρης συγχρονισμός του OneDrive πριν συνεχίσετε την επεξεργασία.
- Προσπαθήστε να τα χρησιμοποιείτε όποτε είναι δυνατόν ηλεκτρονικές εκδόσεις του Word/Excel/PowerPoint για να αξιοποιήσετε τη συν-συγγραφή σε πραγματικό χρόνο.
Πώς να ενεργήσετε όταν προκύψει μια σύγκρουση
Μερικές φορές, όσο προσεκτικοί κι αν είστε, το OneDrive ενδέχεται να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του αρχείου με κάτι όπως "διένεξη συγχρονισμού" στο όνομα. Αυτό υποδεικνύει ότι υπάρχουν δύο ασύμβατες εκδόσεις και το σύστημα δεν μπορεί να τις συγχωνεύσει μόνο του.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, συνιστάται να ανοίξετε και τις δύο εκδόσεις, να συγκρίνετε τις αλλαγές και να αποφασίσετε ποιο περιεχόμενο θα διατηρήσετε . Στη συνέχεια, μπορείτε να το ενοποιήσετε σε ένα μόνο αρχείο και να διαγράψετε τα επιπλέον αντίγραφα. Για σημαντικά έγγραφα, είναι καλή ιδέα να καταγράψετε ποιος έκανε ποιες αλλαγές για να αποφύγετε μελλοντική σύγχυση.
SharePoint, λίστες και Project Online με αργά δίκτυα
Εκτός από την αποθήκευση αρχείων, το Microsoft 365 περιλαμβάνει υπηρεσίες όπως το SharePoint για λίστες ομάδων και τοποθεσίες και το Project Online για διαχείριση έργων . Όλες αυτές οι υπηρεσίες μπορούν να επηρεαστούν σημαντικά από αργές ή υψηλής καθυστέρησης συνδέσεις, επομένως αξίζει να γνωρίζετε αρκετές οδηγίες χρήσης.
Λίστες SharePoint: εργασία με δεδομένα εκτός σύνδεσης
Όταν οι λίστες γίνονται μεγάλες, η περιήγηση και το φιλτράρισμα απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης μπορεί να γίνει αργό. Μια πρακτική επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε τη Microsoft Access ή το Excel για να εργαστείτε με τα δεδομένα εκτός σύνδεσης.
- Σύνδεση λιστών με Πίνακες Access για να διαβάζετε και να γράφετε δεδομένα τοπικά και στη συνέχεια να τα συγχρονίζετε.
- Εξαγωγή λιστών σε Πίνακες Excel με μονοκατευθυντική σύνδεση δεδομένων για ανάλυση και αναφορά.
Αυτός ο τρόπος εργασίας σάς επιτρέπει να καθαρίζετε, να αναλύετε ή να δημιουργείτε αναφορές για δεδομένα χωρίς να εξαρτάται από την ταχύτητα του δικτύου με κάθε κλικ, μειώνοντας επίσης τον αριθμό των αιτημάτων προς την υπηρεσία.
Προσαρμόστε τις σελίδες του SharePoint χωρίς να μειώσετε την απόδοση
Είναι σύνηθες να προσαρμόζετε σελίδες τοποθεσίας SharePoint με τμήματα web, προβολές και κώδικα, αλλά αν δεν είστε προσεκτικοί, μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ βαριές και αργές σελίδες, ειδικά με δίκτυα χαμηλής ποιότητας.
Για να διατηρήσετε τις σελίδες γρήγορες, συνιστάται να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των στοιχείων ιστού που φορτώνονται ταυτόχρονα , να περιορίσετε τον αριθμό των στοιχείων που εμφανίζονται σε μία μόνο προβολή και να αποφύγετε τον περιττό κώδικα που ενεργοποιεί κλήσεις διακομιστή. Μια καλά σχεδιασμένη διάταξη προβολής και φίλτρου μπορεί να κάνει σημαντική διαφορά για τους χρήστες που συνδέονται από απομακρυσμένες τοποθεσίες.
Βέλτιστες πρακτικές για την απόδοση στο Project Online
Το Project Online βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στο SharePoint και στον συγχρονισμό δεδομένων, γεγονός που το καθιστά ευαίσθητο στις αργές συνδέσεις. Ορισμένες χρήσιμες συμβουλές για τη βελτίωση της εμπειρίας σας περιλαμβάνουν:
- Απενεργοποίηση συγχρονισμού τοποθεσίας έργου αυτόματο όταν οι ομάδες αλλάζουν ελάχιστα, για να μειωθεί ο χρόνος δημοσίευσης.
- Δημιουργήστε τοποθεσίες έργων μόνο όταν είναι απαραίτητοαποφεύγοντας κενές τοποθεσίες που κανείς δεν χρησιμοποιεί.
- Σχέδιο σελίδες λεπτομερειών έργου (PDP) με λίγα στοιχεία ιστού και προσαρμοσμένα πεδία, και εμποδίζοντάς τους να ενημερώνουν πάρα πολλές πληροφορίες ταυτόχρονα.
- Κατά τη χρήση OData για αναφορέςΦιλτράρετε στον διακομιστή για να αποφύγετε τη λήψη περισσότερων δεδομένων από ό,τι είναι απαραίτητο.
Απόδοση δικτύου, συσκευές και εργασία εκτός σύνδεσης
Συχνά κατηγορούμε το Microsoft 365 όταν το πρόβλημα στην πραγματικότητα έγκειται στην ποιότητα του δικτύου ή στην ίδια τη συσκευή . Η κατανόηση ορισμένων βασικών εννοιών μας βοηθά να διακρίνουμε μεταξύ αυτών των ζητημάτων και να λαμβάνουμε καλύτερες αποφάσεις.
Εύρος ζώνης, καθυστέρηση και άλλοι παράγοντες
Η απόδοση του δικτύου εξαρτάται κυρίως από δύο παραμέτρους: το εύρος ζώνης (η ποσότητα δεδομένων που μεταδίδονται ανά δευτερόλεπτο) και την καθυστέρηση (ο χρόνος που χρειάζεται για να ταξιδέψουν οι πληροφορίες από και προς το δίκτυο). Ακόμα και με υψηλό εύρος ζώνης και υψηλή καθυστέρηση, το δίκτυο μπορεί να εξακολουθεί να φαίνεται αργό, ειδικά κατά τη φόρτωση σελίδων με πολλά αιτήματα.
Άλλοι παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την ταχύτητα λήψης περιλαμβάνουν τη συμφόρηση δικτύου κατά τις ώρες αιχμής, την πολυπλοκότητα των ιστοσελίδων και τον αριθμό των αρχείων που μεταφέρονται . Με πολύ συμφορημένες συνδέσεις Wi-Fi ή δορυφορικών συνδέσεων, μια απλή λήψη μπορεί να διαρκέσει για πάντα και οποιαδήποτε διαδικασία επεξεργασίας στο διαδίκτυο μπορεί να είναι απίστευτα απογοητευτική.
Δορυφορικά δίκτυα και συγκεκριμένοι περιορισμοί
Τα δορυφορικά δίκτυα χρησιμοποιούνται συνήθως σε πλοία, σε αγροτικές περιοχές και σε απομακρυσμένα επιστημονικά περιβάλλοντα. Ενώ επιτρέπουν τη συνδεσιμότητα όπου δεν υπάρχει επίγεια υποδομή, συνδέονται με πολύ υψηλή και ασταθή καθυστέρηση , που συχνά υπερβαίνει τα 500 ms, και μπορούν να επηρεαστούν από φαινόμενα όπως η «εξασθένηση που προκαλείται από τη βροχή».
Σε αυτά τα περιβάλλοντα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις δυνατότητες του Office εκτός σύνδεσης : λήψη εγγράφων, τοπική χρήση του OneDrive, εργασία με το Outlook που είναι αποθηκευμένο στην προσωρινή μνήμη και ελαχιστοποίηση του αριθμού των ενεργειών που απαιτούν συνεχείς μετακινήσεις στο cloud.
Τι γίνεται αν το πρόβλημα είναι ο εξοπλισμός;
Το δίκτυο δεν είναι πάντα ο ένοχος. Μερικές φορές το πρόβλημα βρίσκεται στον ίδιο τον υπολογιστή: η έλλειψη μνήμης, ο αργός σκληρός δίσκος, το κακόβουλο λογισμικό ή οι πάρα πολλές διεργασίες στο παρασκήνιο μπορούν να κάνουν μια εφαρμογή να λειτουργεί άσχημα, ακόμα κι αν η σύνδεση είναι αποδεκτή.
Πριν κατηγορήσετε το Microsoft 365, αξίζει να ελέγξετε ότι το σύστημα είναι καθαρό, καλά συντηρημένο και, ει δυνατόν, να αναβαθμίσετε τη μνήμη RAM , καθώς αυτή είναι συνήθως η πιο αποτελεσματική βελτίωση όταν εργάζεστε με μεγάλα αρχεία ή πολλές εφαρμογές ανοιχτές ταυτόχρονα.
Καλές πρακτικές ασφαλείας κατά την εργασία εκτός σύνδεσης
Η εργασία εκτός σύνδεσης δεν επηρεάζει μόνο την απόδοση και τις διενέξεις επεξεργασίας, αλλά επηρεάζει επίσης την ασφάλεια και την προστασία δεδομένων . Το Microsoft 365 προσφέρει πολλά εργαλεία για τον μετριασμό των κινδύνων τόσο στο διαδίκτυο όσο και εκτός σύνδεσης, αλλά πρέπει να διαμορφώνονται και να χρησιμοποιούνται με σύνεση.
Κλείσιμο κενών ασφαλείας με MFA και διαχείριση λογαριασμών
Ο απλούστερος τρόπος για να αυξήσετε δραστικά την ασφάλεια είναι να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA) , ο οποίος προσθέτει ένα δεύτερο βήμα στη διαδικασία σύνδεσης (χρησιμοποιώντας έναν έλεγχο ταυτότητας εφαρμογής ή SMS). Ακόμα κι αν εργάζεστε εκτός σύνδεσης τις περισσότερες φορές, θα χρειαστείτε αυτόν τον δεύτερο παράγοντα όταν το σύστημα σας ζητήσει να κάνετε ξανά έλεγχο ταυτότητας.
Επιπλέον, είναι σημαντικό να εφαρμόζεται η αρχή των ελάχιστων προνομίων : κάθε χρήστης θα πρέπει να έχει πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που χρειάζεται και οι λογαριασμοί διαχειριστή θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν είναι απαραίτητο, ιδανικά με ξεχωριστά προφίλ για καθημερινή εργασία και διαχείριση.
Ρύθμιση του Microsoft Defender για το Office 365
Για να αποτρέψετε την εργασία εκτός σύνδεσης από το να γίνει εστία ανάπτυξης κακόβουλου λογισμικού μόλις αποκατασταθεί το δίκτυο, είναι απαραίτητο να έχετε ρυθμίσει σωστά το Microsoft Defender για Office 365. Μεταξύ των πιο σημαντικών χαρακτηριστικών του είναι:
- ΑντιψυκτικόΠολιτικές που εντοπίζουν απόπειρες ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing) και ύποπτα ηλεκτρονικά μηνύματα (email) χρησιμοποιώντας τεχνητή νοημοσύνη.
- κατά του κακόβουλου λογισμικού: πολλαπλά επίπεδα προστασίας για την ανίχνευση ιών, spyware και, πάνω απ' όλα, ransomware σε εισερχόμενα και εξερχόμενα αρχεία.
- Ασφαλή συνημμέναsandboxing εγγράφων που έχουν ήδη περάσει το φίλτρο προστασίας από κακόβουλο λογισμικό, ειδικά σε email, OneDrive, Teams και SharePoint.
- Ασφαλείς σύνδεσμοι: δυναμικός έλεγχος URL κατά τη στιγμή του κλικ για την αποτροπή της κατάληξης των χρηστών σε κακόβουλους ιστότοπους.
Ταξινόμηση, DLP και κρυπτογράφηση με το Microsoft Purview
Η προστασία ευαίσθητων δεδομένων είναι ακόμη πιο κρίσιμη όταν τα αντίγραφα συγχρονίζονται σε φορητούς υπολογιστές και κινητές συσκευές. Με το Microsoft Purview Information Protection, μπορείτε:
- Ταξινόμηση και επισήμανση ευαίσθητων πληροφοριών με το Azure Information Protection, εφαρμόζοντας κρυπτογράφηση και περιορισμούς σύμφωνα με την ετικέτα.
- Ορισμός πολιτικές πρόληψης απώλειας δεδομένων (DLP) που εμποδίζουν την έξοδο συγκεκριμένου περιεχομένου από τον οργανισμό ή την ακατάλληλη κοινοποίησή του.
- aplicar κρυπτογραφημένο με δύο κλειδιά έτσι ώστε μόνο ο οργανισμός σας να μπορεί να αποκρυπτογραφήσει ορισμένα δεδομένα.
- Χρήση διαχείριση δικαιωμάτων (IRM) σε βιβλιοθήκες του SharePoint για να αποκλείσετε την εξωτερική χρήση ευαίσθητων αρχείων.
Έλεγχος αυτόματης προώθησης και ύποπτης δραστηριότητας
Σε παραβιασμένα περιβάλλοντα, ένας εισβολέας μπορεί να αξιοποιήσει την πρόσβαση σε έναν λογαριασμό Microsoft 365 για να ρυθμίσει τις παραμέτρους της αυτόματης προώθησης σε εξωτερικές διευθύνσεις και να παρακολουθήσει όλες τις επικοινωνίες. Από το κέντρο διαχείρισης του Exchange, είναι δυνατό να δημιουργήσετε κανόνες που εμποδίζουν την αυτόματη προώθηση εκτός του οργανισμού.
Ταυτόχρονα, συνιστάται να ενεργοποιήσετε τους ελέγχους και τις ειδοποιήσεις στο κέντρο ασφαλείας για την ανίχνευση απροσδόκητων αλλαγών στους κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα δικαιώματα, τη ροή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τις πολιτικές DLP. Αυτό θα σας επιτρέψει να αντιδράσετε γρήγορα, ακόμα και αν το πρόβλημα ξεκινήσει ενώ κάποιος εργάζεται εκτός σύνδεσης.
Ασφάλεια συσκευών και εργασία σε κινητές συσκευές
Οποιοσδήποτε φορητός υπολογιστής, κινητή συσκευή ή tablet που χρησιμοποιείται με το Microsoft 365 αποτελεί πιθανό σημείο εισόδου. Για την ελαχιστοποίηση των κινδύνων, η Microsoft προσφέρει Βασική Κινητικότητα και Ασφάλεια και Intune , τα οποία σας επιτρέπουν να:
- aplicar πολιτική ασφάλειας στις συσκευές (PIN, κρυπτογράφηση, κλείδωμα οθόνης).
- Περιορισμός του τρόπου Συγχρονίζουν και αποθηκεύουν δεδομένα από το OneDrive και το SharePoint σε κινητά.
- Διαγραφή από απόσταση μια χαμένη ή κλεμμένη συσκευή για τη διαγραφή εταιρικών πληροφοριών.
Εξωτερικά αντίγραφα ασφαλείας: η τελευταία γραμμή άμυνας
Παρόλο που η Microsoft προστατεύει την υποδομή, το μοντέλο κοινής ευθύνης καθιστά σαφές ότι τα δεδομένα αποτελούν ευθύνη του οργανισμού . Ανθρώπινο λάθος, εξελιγμένο ransomware ή παρατεταμένη διαγραφή δεδομένων μπορούν να σας αφήσουν χωρίς πληροφορίες, εάν δεν έχετε ξεχωριστό αντίγραφο ασφαλείας.
Γι' αυτό συνιστάται να έχετε μια λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας τρίτου κατασκευαστή για το Microsoft 365 , η οποία επιτρέπει τη συχνή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του email, του OneDrive, του SharePoint και άλλων υπηρεσιών, με γρήγορη και λεπτομερή αποκατάσταση σε περίπτωση προβλημάτων.
Εκπαίδευση, παρακολούθηση και συνεχής βελτίωση
Όλες αυτές οι βέλτιστες πρακτικές λειτουργούν πραγματικά όταν υπάρχουν εκπαιδευμένα άτομα, αναθεωρημένες πολιτικές και μετρήσεις που υποδεικνύουν τομείς βελτίωσης. Το Microsoft 365 προσφέρει διάφορα εργαλεία για να καθοδηγήσει αυτήν τη διαδικασία.
Εκπαίδευση χρηστών στην ασφάλεια και τη χρήση εργαλείων
Το ανθρώπινο λάθος παραμένει ο πιο αδύναμος κρίκος: το κλικ σε ύποπτους συνδέσμους, τα κακόβουλα συνημμένα ή η χαοτική διαχείριση εγγράφων. Είναι ζωτικής σημασίας η παροχή συνεχούς εκπαίδευσης στην κυβερνοασφάλεια, τη χρήση email και τον χειρισμό εγγράφων , ειδικά για όσους εργάζονται συχνά εξ αποστάσεως ή εκτός σύνδεσης.
Η εκπαίδευση δεν θα πρέπει να περιορίζεται σε μια συνεδρία καλωσορίσματος. Ιδανικά, θα πρέπει να διατηρούνται τακτικές εκστρατείες, υπενθυμίσεις και προσομοιώσεις για να βοηθούνται οι χρήστες να ενσωματώνουν καλές συνήθειες στην καθημερινότητά τους.
Παρακολούθηση πολιτικών και κατάστασης ασφαλείας
Οι απειλές εξελίσσονται, επομένως οι πολιτικές δεν μπορούν να παραμένουν στατικές. Η τακτική αναθεώρηση των διαμορφώσεων ασφαλείας, του DLP, των δικαιωμάτων και των συσκευών είναι απαραίτητη για την προσαρμογή σε νέες καταστάσεις και τρόπους εργασίας.
Εργαλεία όπως το Microsoft Secure Score προσφέρουν έναν πίνακα ελέγχου για να δείτε το επίπεδο προστασίας στο περιβάλλον σας, με προτεινόμενες ενέργειες για την ενίσχυση της ασφάλειας. Μια πολύ χαμηλή βαθμολογία υποδεικνύει ότι υπάρχει σημαντική δουλειά που πρέπει να γίνει για την προστασία των δεδομένων και των χρηστών, ειδικά εάν εργάζεστε συχνά εκτός σύνδεσης.
Εάν συνδυάσετε μια σωστή διαμόρφωση του Outlook, του OneDrive και του SharePoint για εργασία εκτός σύνδεσης με ένα καλά κατανοητό δίκτυο, ισχυρές πολιτικές ασφαλείας, αντίγραφα ασφαλείας εκτός τοποθεσίας και μια κουλτούρα επικοινωνίας και επίλυσης συγκρούσεων, θα έχετε ένα πολύ πιο ισχυρό περιβάλλον Microsoft 365 , όπου η επεξεργασία και ο επανασυγχρονισμός εκτός σύνδεσης δεν αποτελούν πλέον ρίσκο, αλλά ένα αξιόπιστο και ελεγχόμενο μέρος του τρόπου εργασίας σας.
